Хочу поділитися деякими порадами і настановами, якими я користуюся в роботі. Можливо, для когось це все давно очевидно, але я до цього йшла багато днів, місяців, а дечого навіть років 🙂
1. Лінійка на торці столу.
Мені часто доводиться відміряти стрічки, шнури, шпагати, рафію. Зізнаюся, не відразу до цього дійшла, і спочатку мірила все по великій метрової лінійці (як правило, всі кратно 1 м), кожен раз дістаючи і прибираючи її на місце. А потім просто на торці столу відміряла потрібну довжину і зробила позначку, стало простіше 🙂 На фото мітка не влізла, але сенс, я думаю, зрозумілий.
2. Шаблон для нарізування биркодержателей.
Биркодержатели доводиться нарізати десятками і сотнями. І потрібно, щоб всі були приблизно одного розміру, це досить утомливо. Тому з гофрокартону зробила такий простий девайс. Береться чотири шматка картону, шириною приблизно 12-15 див. 2 довжиною 30 см (тому що у мене 30 см — це стандартна довжина биркодержателя) і 2 коротше, близько 25 див.
І потім все склеюється в “сендвіч” в такому порядку: довгий-короткий-короткий-довгий.
На такий шаблон зручно намотувати стрічку/шнур (вважаючи обертів, щоб намотати відразу потрібну кількість) і, розрізаючи ножицями з обох сторін, отримувати вже готові відрізки заданої довжини.
3. Посылочные бланки на самоклеючому папері.
В exel у мене є заготівля шаблону посилочного бланка, з уже вбитими моїми даними відправника. При оформленні нової посилки я копіюю туди з сайту дані одержувача і потім друкую на самоклеючому папері. Це дуже зручно і знижує ризик помилки.
На одному аркуші міститься 3 бланка, так що це не дуже дорого, зате не потрібно возитися з клеєм 🙂
Так як крім посилок я відправляю замовлені листи, а в них формат адреси трохи інший, то їх доводиться підписувати вручну. Але я зробила готові наклейки зі своєю адресою, що теж спрощує роботу. На листі міститься 18 шт.
4. Поштова скотч.
Я сама купую поштовий скотч (для Москви і Московської області купити не проблема, для інших регіонів, на жаль, не в курсі) і сама упаковую всі посилки. Це економить мені купу часу на пошті. Та й поштові тітоньки завжди мені ради, так як я роблю за них їхню роботу, але роблю це швидше, якісніше 🙂
Ще одним плюсом власного скотча є те, що на пошті приймають тільки абсолютно цілі і чисті коробки (без додаткових написів 🙂 Так що, якщо у вас є коробка, на якій стоїть якийсь штамп, або ще якісь знаки, то ви можете заклеїти їх скотчем і на пошті її приймуть.
5. Візуальне рахування дрібних предметів.
Часто доводиться вважати бирки або підвіски. Зручніше це робити, розкладаючи на стовпці по 5 шт, так відразу візуально буде видно, все ряди заповнені або десь не вистачає. Більш великі бірки розкладаю на купки по 5 шт. Колись десь вичитала, що мозок людини здатний візуально охопити список/набір, що складається не більш ніж з 6-7 пунктів/предметів. Однак 6-7 незручно при рахунку, а ось 5 зручно і кратно десяти.
6. Зважування.
Коли потрібно упакувати велика кількість конвертів або пакетів (більше 100 – 200 шт), то для зручності я розкладаю їх на пачки по 10 – 20 – 50 шт в залежності від кількості. Але перераховувати кожну пачку (якщо їх багато) не дуже зручно, та й помилитися можна. Тому я роблю одну контрольну пачку, перераховую її два рази і зважую (на електронних вагах з точністю до грама). І потім всі наступні пачки просто набираю по вазі, не рахуючи. Це прискорює процес і знижує ймовірність помилки.
7. Зберігання квитанцій в конвертах.
Поштових відправлень багато, квитанцій теж багато, і щоб нічого не втратити і в будь-який момент можна було знайти, всі квитанції у мене розкладені по конвертах. На кожен місяць свій конверт. Всі конверти за минулі місяці зберігаються в коробці, поточний місяць — поруч на столі.
8. Підготовка презентів для покупців заздалегідь.
Я дуже люблю вкладати маленькі подаруночки в посилки 🙂 Хай вибачать мені ті покупці, кому дістаються дублі 🙂 Я намагаюся періодично змінювати асортимент, але важко запам’ятати, кому і що вже відправляла.
Це навіть і не подаруночки, а маленькі знаки моєї уваги моїм покупцям. Все це готую заздалегідь, відразу багато, щоб при складанні чергового замовлення не бігати, не шукати.
9. Текстівки-заготовки.
При листуванні з покупцями дуже часто доводиться писати одну і ту ж інформацію: умови оплати, адресу і як пройти, реквізити для оплати, текст при відмові від замовлення, якщо покупець пропав (буває і таке) і так далі. Тому, у мене в exel є заготовки з текстами на всі часто зустрічаються випадки. І хоча я друкую швидко і майже наосліп, подібні заготовки хоч трохи, але прискорюють процес. Залишається ось навіть трохи часу писати такі довгі опуси 🙂
До речі, хоча відгуки, які я пишу покупцям, не блищать оригінальністю, їх я завжди друкую сама, без шаблонів 🙂
10. Міні-бухгалтерія в excel.
Я веду свою бухгалтерію в excel. Доходи, витрати і зведена таблиця (за кварталами), з проставленими формулами, за якими відразу йде розрахунок прибутку і податків. Я пробувала різні програми, але все виявилося дуже накручено і складно для простого підрахунку податкової бази та обліку прибутку. Тому, excel виявився найбільш зручним. Якщо цікаво, в наступному пості детальніше розповім про таку таблицю 🙂
В тому ж файлі у мене лист з поштовими бланками, лист з тектовками-заготовками, все в одному місці, все зручно.
Буду рада, якщо комусь ця інформація виявиться корисною!
Всім удачі в творчості і в бізнесі 🙂